W dużych firmach robiących większe ilości zakupów codziennie może się pojawiać pewna ilość faktur. Dostarczane są one różnymi sposobami, niekiedy będzie to razem z towarem, czasami równolegle mailem albo pocztą, a czasami będzie to nawet kilka tygodni po dokonaniu zakupu. Czasami pojawia się ich większa ilość w niektórych okresach czasu, przeważnie to będzie końcu miesiąca, gdy spora ilość firm będzie dopełniać formalności z poprzedniego okresu.

Ręczne przetwarzanie tak dużej liczby różnych dokumentów nie tylko wymaga dużych zasobów ludzkich, lecz również powodować może liczne błędy i opóźnienia. A to z kolei będzie się przekładało na dalsze procesy, w tym na ściąganie należności od kontrahentów. Z tego też powodu firmy coraz częściej decydują się na wdrożenie odpowiedniego oprogramowania, które może im pomóc w zarządzaniu fakturami zakupowymi i innymi dokumentami, które będą się pojawiały w firmie. Za jego pomocą procesy ewidencji i kontroli dokumentów wykonywane są dużo sprawniej, a poza tym wymagać będą dużo mniejszych zasobów ludzkich. Oprogramowanie które będzie wspierać workflow faktur zależnie od firmy posiadać może różne funkcje, jednak niektóre elementy są obecne praktycznie wszędzie - poznaj ofertę na Najważniejszą rzeczą będzie opcja wykonywania skanów dokumentów w celu przechowywania ich w elektronicznej postaci. Coraz większa ilość dokumentów jest dostarczana pod taką postacią, jednak te w wersji papierowej przerobić trzeba na cyfrową w celu możliwości zarządzania nimi dalej.

Bardzo przydatny tu też jest mechanizm czytania tekstów ORC, przez co treść poszczególnych dokumentów jest od razu dostępna bez konieczności mozolnego ich przepisywania przez pracowników. Przeważnie tego typu systemy będą także miały możliwość integracji ze stosowanymi w firmach programami ERP. Dzięki temu faktury jakie się zarejestruje w systemie workflow dostępne będą także w reszcie działów, na przykład księgowości czy w przyjęciach. W skali firmy zyski z tego, że dokumenty są od razu wprowadzone daje ogromnie dużo korzyści -