Sprzęty biurowe w firmie powinny zagwarantować wydajny przebieg dokumentów. Skanowane pisma są bezpiecznie przechowywane w bazie elektronicznych dokumentów jako duplikaty. Notorycznie stosuje się skan w wielu instytucjach czy przedsiębiorstwach skanując na przykład dowody osobiste klientów. Również możemy skanować istotne dokumenty we własnym mieszkaniu. Posiadając je na prywatnym komputerze, mamy pewność, iż nawet jak się nam dokumenty gdzieś zapodzieją, to mamy możliwość je szybko odszukać oraz ponownie wydrukować.